2008年office excel小便笺（1）
[font=黑体][size=14pt][b][color=red]■excel2003/2007：快速合并多个工作表中的同一批数据[/color][/b][/size][/font][font=宋体]我们在使用[/font][font=Times New Roman]excel[/font][font=宋体]工作表采集各种数据的过程中，有时会因为时间紧任务重，而将同一批数据分为几个人同时录入，以加快输入速度。例如，我校最近就和几所兄弟学校共同组织了一次考试，由于考场众多，改好的试卷也没有按顺序排列。因此，教务处特地安排三组人员同时输入学生成绩。我们每输入一个考场成绩之前，先在成绩录入工作表中查找第一位学生的学号，找到之后，在对应的学科成绩处依次输入整个考场的学生成绩。三组数据全部输入完成之后，再合并这些数据。[/font]
[font=宋体]通常，我们是先将三个输入工作表中的数据复制到同一个工作表中[/font][font=Times New Roman]([/font][font=宋体]如图中的英语[/font][font=Times New Roman]1[/font][font=宋体]、英语[/font][font=Times New Roman]2[/font][font=宋体]、英语[/font][font=Times New Roman]3)[/font][font=宋体]，并将相同学科的成绩放在相邻的列，然后通过复制粘贴的方法，逐个汇总各考场的数据。经常尝试，我发现合并此类数据的最好方法是借助[/font][font=Times New Roman]max[/font][font=宋体]函数，在汇总数据列的某一个单元格中（如[/font][font=Times New Roman]I30[/font][font=宋体]）输入公式“[/font][font=Times New Roman]=MAX(F30,G30,H30)[/font][font=宋体]”或“[/font][font=Times New Roman]=MAX(F30:H30)[/font][font=宋体]”，并拖动复制该公式到其它单元格，就可以很快完成英语成绩的合并。[/font]
[font=黑体][size=14pt][b][attach]806388[/attach][/b][/size][/font]
[font=黑体][size=14pt][b][color=red]■excel2003/2007：快速给单元格尾部追加信息[/color][/b][/size][/font]
[font=宋体]在[/font][font=Times New Roman]excel[/font][font=宋体]中输入数据的时候，我们时常要给已经输入单元格数据的尾部添加信息，具体实现方法有以下两种：[/font]
[font=宋体]方法一：可以选中该单元格然后按[/font][font=Times New Roman]F2[/font][font=宋体]键。光标默认就会在数据尾部出现，输入数据后回车即可。[/font]
[font=宋体]方法二：双击单元格尾部空白处，输入数据回车后即可。[/font]
[font=黑体][size=14pt][b][color=red]■excel2003/2007：快速将表中负数前面的负号换成数或字母[/color][/b][/size][/font]
[font=宋体]很多时候，当我们从数据中导出的数据（比如从[/font][font=Times New Roman]SQL Server[/font][font=宋体]数据库导出的表数据），放到[/font][font=Times New Roman]excel[/font][font=宋体]中进行进一步处理时，很多数据前面都有一个负号（“－”），如何快速将其替换成其它的字母呢？比如将其替换成字母“[/font][font=Times New Roman]A[/font][font=宋体]”，假设数据在[/font][font=Times New Roman]A[/font][font=宋体]列[/font][font=Times New Roman]A1[/font][font=宋体]单元格内，在[/font][font=Times New Roman]B1[/font][font=宋体]单元格中输入公式“[/font][font=Times New Roman]=if(A1<0,”A”&ABS(A1),A1)[/font][font=宋体]”后回车便可，然后利用填充柄对余下的单元格进行填充即可。当然要替换成其他的根据需要替换公式中的“[/font][font=Times New Roman]A[/font][font=宋体]”和更改单元格位置即可。[/font]
[font=黑体][size=14pt][b][color=red]■excel2003：在输入的数字中自动加入直双引号[/color][/b][/size][/font]
[font=宋体]利用[/font][font=Times New Roman]excel[/font][font=宋体]中的自定义格式可以将输入的数字自动转换为我们需要的格式，如格式“[/font][font=Times New Roman]##”[/font][font=宋体]‘[/font][font=Times New Roman]”##[/font][font=宋体]”可以将输入的数字“[/font][font=Times New Roman]1234[/font][font=宋体]”自动转换为“[/font][font=Times New Roman]12[/font][font=宋体]’[/font][font=Times New Roman]34[/font][font=宋体]”[/font][font=宋体]（[/font][font=Times New Roman]12[/font][font=宋体]分[/font][font=Times New Roman]34[/font][font=宋体]），很显然，数字中间的单引号是通过在自定义格式中间添加“[/font][font=Times New Roman]”[/font][font=宋体]‘[/font][font=Times New Roman]”[/font][font=宋体]”来实现的，可如何将输入的数字“[/font][font=Times New Roman]1234[/font][font=宋体]”自动转换为“[/font][font=Times New Roman]12”[/font][font=Times New Roman]34[/font][font=宋体]”[/font][font=宋体]（[/font][font=Times New Roman]12[/font][font=宋体]秒[/font][font=Times New Roman]24[/font][font=宋体]）呢？如果直接将自定义格式中的单引号改为直双引号系统会提示格式错误（因为有[/font][font=Times New Roman]3[/font][font=宋体]个双引号，即双引号不成对），其实要想在数字中加入直双引号可直接在需要显示直双引号的位置加入“！[/font][font=Times New Roman]”[/font][font=宋体]”即可，上述的自定义格式就会改为“[/font][font=Times New Roman]##!”##[/font][font=宋体]”。[/font]
[font=黑体][size=14pt][b][color=red]■excel2003/2007：如何快速选定可见单元格[/color][/b][/size][/font]
[font=宋体]我们在使用[/font][font=Times New Roman]excel[/font][font=宋体]进行数据的分类汇总过程中，常常需要复制粘贴汇总后的数据项，但是当我们直接选定并复制相应的数据区域到另外一个工作表中粘贴时，却发现原来隐藏的数据项全部显示出来了，复制粘贴其他含有隐藏数据列的数据区域时，也会出现这种问题。手动删除表中的多余数据项，未免有点麻烦，这时我们可以先选定相应的数据区域，然后依次执行“编辑→定位→定位条件→可见单元格”命令（[/font][font=Times New Roman]excel2003[/font][font=宋体]）或执行“开始→查找和选择→定位条件→可见单元格”命令（[/font][font=Times New Roman]excel2007[/font][font=宋体]），快捷键均为“[/font][font=Times New Roman]Alt+;[/font][font=宋体]”，选定可见单元格，然后再执行复制粘贴命令，就不会再出现隐藏的数据列了。[/font]
[font=黑体][size=14pt][b][color=red]■excel2003/2007：快速返回excel选中区域[/color][/b][/size][/font]
[font=宋体]有时候我们要在选中区域进行操作，突然又要拖动滚动条到其他区域查找相关数据，然后又要拖动滚动条或利用鼠标滚轮回到先前的选定区域。这种返回选中区域的操作虽然很简捷，但是面对有成百行上千列数据的工作表时，以上两种操作就显示既费力又费时，那么有没有更为方便的快捷方式呢？答案就是按“[/font][font=Times New Roman]Ctrl+BackSpace[/font][font=宋体]”就能快速返回之前的选中区域。[/font]
[font=黑体][size=14pt][b][color=red]■Excel2003/2007：防止你的公式被别人改动[/color][/b][/size][/font]
[font=宋体]如果你制作的表格中输入了公式，常常被别人搞得面目全非，让你十分头痛，没关系，你可将它们保护起来。[/font]
[font=宋体]⒈先在工作左上角行、列交汇处单击鼠标，选定整个工作表。[/font]
[font=宋体]⒉打开“单元格格式”对话框，进入“保护”标签，清除“锁定”前面复选框中的“√”号，解除对整个工作表的锁定。[/font]
[font=宋体]⒊执行“编辑→定位”命令（或直接按“[/font][font=Times New Roman]Ctrl +G[/font][font=宋体]”组合键，或按[/font][font=Times New Roman]F5 [/font][font=宋体]功能键），打开“定位”对话框，单击“定位条件”按钮，在弹出的“定位条件”对话框，选中“公式”选项后，确定退出，选中工作表中所有包含公式的单元格。[/font]
[font=宋体]⒋再次进人“保护”标签，在“锁定”前而的复选框中加上“√”号，确定退出。[/font]
[font=宋体]⒌执行“工具→保护→保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话框。输人密码（密码需要确认一次）后确定退出，公式就被锁定而不能修改了。[/font]
[font=黑体][size=14pt][b][color=red]■Excel2007：Excek2007中不复制隐藏单元格[/color][/b][/size][/font]
[font=宋体]平时在[/font][font=Times New Roman]Excel[/font][font=宋体]中浏览一些较复杂的工作表时，为方便我们常把一些不需要的项进行隐藏，当我们对包含有隐藏区域的数据进行粘贴时，会发现隐藏区域也一并被粘贴过来。显然，这给我们的工作带来不便。怎样避免这种情况呢？在工作中我摸索出两种方法供大家参考。[/font]
[font=宋体]方法[/font][font=Times New Roman]1[/font][font=宋体]：选择需要进行复制的区域，单击工具栏上的“开始”，选择“查找和选择→定位条件”，在弹出的窗口中，选择“可见单元格”，而后再进行复制和粘贴。[/font]
[font=宋体]方法[/font][font=Times New Roman]2[/font][font=宋体]：选择需要复制的区域，选好后按[/font][font=Times New Roman]Alt[/font][font=宋体]和分号键，鼠标向选定区域后击右键选择“复制”，把鼠标移到目标区域后右键选择“选择性粘贴”，在弹出的窗口中选择“数值”，单击“确定”完成设置。[/font]
[font=黑体][size=14pt][b][color=red]■Excel2003/2007：一次性选择多张工作表的简单方法[/color][/b][/size][/font]
[font=宋体]⒈点击第[/font][font=Times New Roman]1[/font][font=宋体]张工作表标签，按住[/font][font=Times New Roman]shift[/font][font=宋体]键同时点击最后[/font][font=Times New Roman]1[/font][font=宋体]张工作表标签，即可将全部工作表选中；双击被选中工作表中任一标签，即可取消全选。[/font]
[font=宋体]⒉点击第[/font][font=Times New Roman]1[/font][font=宋体]张工作表标签，按住[/font][font=Times New Roman]ctrl[/font][font=宋体]键同时点击其他工作表标签，即可有选择地选取工作表；单击未被选中工作表中任一标签，即可取消选择。[/font]
[font=宋体]⒊右键点击任一工作表标签，选“选定全部工作表”，即可选择全部工作表；单击全选表中除全选时标签外的任一标签，或右键点击一标签选“取消成组工作表”，即可取消全选。[/font]
[font=黑体][size=14pt][b][color=red]■Excel2003：修复隐藏的菜单栏和工具栏[/color][/b][/size][/font]
[font=宋体]当我们打开含有宏代码的[/font][font=Times New Roman]Excel[/font][font=宋体]文档时，有时因为断电或程序假死等原因非正常退出时，就会出现菜单栏和工具栏消失的情况，这是由于宏代码将菜单栏和工具栏隐藏了。怎样让消失的菜单栏和工具栏“重见天日”呢？打开“我的电脑”，然后单击菜单“工具→文件夹选项”，点击“查看”选项，取消“隐藏受保护的操作系统文件”前的钩，并在“隐藏文件和文件夹”项中选择“显示所有文件和文件夹”，然后点击“确定”，显示所有的文件后，进入[/font][font=Times New Roman]C:\Documents and settings\[/font][font=宋体]你的用户名[/font][font=Times New Roman]\Application Date\Microsoft\Excel[/font][font=宋体]目录下，在该目录下，你会发现一个扩展名为[/font][font=Times New Roman]xlb[/font][font=宋体]的文件，把它删掉，再重新运行[/font][font=Times New Roman]Excel[/font][font=宋体]，系统会生成新的[/font][font=Times New Roman]xlb[/font][font=宋体]文件，此时菜单栏和工具栏就全部出来了。[/font]
[font=黑体][size=14pt][b][color=red]■Excel2003：快速输入带有小数点的数字[/color][/b][/size][/font]
[font=宋体]在工作中，我们经常需要在工作表中输入带有小数点的数字，按照普通的输入方法，我们会按照数字原样直接输入。例如在单元格中输入“[/font][font=Times New Roman]0.01[/font][font=宋体]”这个数字时，我们会把“[/font][font=Times New Roman]0.01[/font][font=宋体]”原样输入。如果带有小数点的数字很多时，每次输入数字时都需要重要输入小数点，必然会使输入效率降低。[/font]
[font=宋体]我们可以使用[/font][font=Times New Roman]Excel[/font][font=宋体]提供的小数点自动定位功能，让所有数字的小数点自动定位，从而快速提高输入速度。首先，在设置前，在工作表中先输入其他不带有小数点的数字，因为小数点自动定位功能是对整个工作表起作用的，所以最后输入含有小数点的数字。设置方法：单击“工具→选项→编辑”标签，在弹出的对话框中选中“自动设置小数点”复选框，然后在“位数”编辑框中输入需要显示在小数点后面的位数即可。以后我们再输入带有小数点的数字时，可以直接输入有效数字。例如，我们要在某单元格中输入“[/font][font=Times New Roman]0.01[/font][font=宋体]”的话，可以在上面的设置，将“位数”设置为[/font][font=Times New Roman]2[/font][font=宋体]，然后在单元格中输入[/font][font=Times New Roman]1[/font][font=宋体]，回车以后，该单元格的数字自动变为“[/font][font=Times New Roman]0.01[/font][font=宋体]”。[/font]
[font=黑体][size=14pt][b][color=red]■Excel2003：用Ctrl键快速定位光标[/color][/b][/size][/font]
[font=宋体]对于经常用[/font][font=Times New Roman]Excel[/font][font=宋体]录入数据的朋友而言，如何在多个列之间快速定位光标显得尤为重要，这直接影响着编辑的效率，用好[/font][font=Times New Roman]Ctrl[/font][font=宋体]键可使我们的操作变得更加高效。按住[/font][font=Times New Roman]Ctrl[/font][font=宋体]键加左右光标键，可将光标定位到记录的第一列（即使第一列左侧有空白列），如果数据中含有空白列，[/font][font=Times New Roman]Ctrl[/font][font=宋体]键加左右光标键可实现跨空白列的光标定位，非常方便。[/font]
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[[i] 本帖最后由 紫雁飞 于 2008-4-23 12:50 编辑 [/i]] 不理解为什么没有人回贴哪？jcwcn.com@ 内容太多，看起来不容易，楼主简单点好吗
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